Już 12 grudnia zaczną obowiązywać zmiany w rozporządzeniu w sprawie szkoleń w dziedzinie bhp. Rozporządzenie zmieniające ukazało się 24 listopada 2025 r.

Co się zmieni?

W rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1327) w § 12 wprowadza się następujące zmiany:

1. ust. 1 otrzymuje brzmienie:

“1. Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, a także przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku odpowiednio pracownik oraz kierownik komórki organizacyjnej potwierdzają w postaci papierowej lub elektronicznej.”;

po ust. 1 dodaje się ust. 1a-1c w brzmieniu:

“1a. Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 1, w postaci papierowej następuje na piśmie w karcie szkolenia wstępnego.
1b. W przypadku potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, w postaci elektronicznej pracodawca sporządza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis odpowiednio pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej.
1c. W przypadku, o którym mowa w ust. 1b, do karty szkolenia wstępnego pracodawca dołącza dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej, zawierające potwierdzenie, o którym mowa w ust. 1, albo ich odwzorowanie.”;

dodaje się ust. 3 w brzmieniu:

“3. Karta szkolenia wstępnego wraz z dołączonym do niej dokumentem lub dokumentami albo ich odwzorowaniem, o których mowa w ust. 1c, są przechowywane w aktach osobowych pracownika.”.

Co ta zmiana oznacza w praktyce?

W praktyce nowy przepis daje możliwość potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego – zarówno instruktażu ogólnego jak i stanowiskowego w postaci elektronicznej.

Może być to duże ułatwienie dla firm zatrudniających pracowników w formie zdalnej lub hybrydowej, gdzie uzyskanie fizycznych podpisów na karcie szkolenia bywa skomplikowaną i długotrwałą procedurą.

Szkolenia często odbywają się w trybie zdalnym i wtedy nie ma możliwości uzyskania jednocześnie podpisów pracownika i kierownika. W myśl nowych przepisów pracodawca będzie mógł na karcie szkolenia wstępnego sporządzić odpowiednią adnotację np. „potwierdzono w formie elektronicznej” lub „podpisano elektronicznie”.

Dodatkowo pracodawca do karty szkolenia będzie musiał dołożyć dokument lub dokumenty, które potwierdzą, że faktycznie szkolenie się odbyło oraz że kierownik dopuścił pracownika do pracy.

W tym przypadku nie określono sposobów potwierdzania i katalogu dokumentów to potwierdzających.

Musimy natomiast zadbać o to, żeby organy kontrolne np. PIP nie miały wątpliwości, że faktycznie szkolenie się odbyło.

Jednak nie zawsze tak formalne rozwiązanie będzie optymalne.

Pracodawcy mogą wdrożyć inne formy potwierdzeń np.:

1. Potwierdzenie widoczne w wewnętrznym systemie pracodawcy.
2. Potwierdzenie w postaci wiadomości e-mail o odpowiedniej treści.
3. Plik z zapisem video spotkania.
4. Zrzut ekranu z systemu szkoleniowego pracodawcy.
5. Elektroniczna lista obecności, gdzie pracownik np. poprzez „klik” potwierdził obecność.
6. Potwierdzenie logowania się pracownika w aplikacji lub systemie szkoleniowym.

Ważne jest, aby był wygenerowany dokument, z którego jasno będzie wynikało kto brał udział w szkoleniu i kiedy ono się odbyło.

Podsumowanie

Opisywaną powyżej zmianę oceniam jako korzystną zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Proponowane rozwiązania są elastyczne i każdy pracodawca będzie mógł wprowadzić system potwierdzania szkoleń w dowolnej formie najbardziej mu odpowiadającej. Zmiana przepisów ogranicza biurokrację i skraca obieg dokumentów w firmach.

Problemem może być kwestionowanie przez organy kontrolne formy potwierdzania odbycia szkoleń i dopuszczenia pracownika do pracy. Dlatego zalecam tu pewną ostrożność przy wdrażaniu tych rozwiązań w życie. Należy wybierać takie opcje, które nie będą budziły wątpliwości co do terminu odbytego szkolenia i osób biorących udział w instruktażu. Musimy pamiętać, że ciężar udowodnienia poprawności szkolenia leży po stronie pracodawcy.