Każdy pracownik czy tego chciał czy nie w swojej karierze w firmie musiał mieć styczność z instrukcjami bhp. Niektórzy stykają się z tymi dokumentami na co dzień. Inni czytają je tylko „od święta”. Ale jeśli jesteś kierownikiem lub pracodawcą, zatrudniającym pracowników, którzy wykorzystują do pracy maszyny, urządzenia lub inny sprzęt, to ta tematyka powinna Cię zainteresować.

W dzisiejszym artykule postaramy się zwięźle przedstawić co powinien wiedzieć każdy kierownik lub pracodawca na temat instrukcji bhp, instrukcji stanowiskowych czy innych wytycznych, które musi dostać pracownik przed lub w trakcie wykonywania pracy.

Od razu powiemy coś co może nieco zdziwić wielu kierowników:

Wszystkich nieco zaskoczonych, ale i tych bardziej świadomych zapraszamy do dalszej lektury.

Podstawy prawne

Temat będziemy rozpatrywali w oparciu o dwa najważniejsze w tej kwestii przepisy. Pierwszym będzie Art.  237⁴. § 2 kodeksu pracy, który brzmi tak:

Bardziej szczegółowo ustawodawca podszedł do zagadnienia w Rozporządzeniu w sprawie ogólnych przepisów bhp. Poniżej przytaczamy odpowiedni fragment:

Oczywiście w polskim prawie znajdziemy jeszcze wiele przepisów odnoszących się do konieczności wydawania instrukcji bezpiecznej pracy lub ich zawartości, ale bez wątpienia przytoczone powyżej normy wystarczą do formułowania ogólnych zasad, które należy przyjąć wdrażając instrukcje bhp w firmach.

Instrukcja dobra na wszystko

Czytając literalnie przytoczone wyżej przepisy można dojść do wniosku, że pracodawca musi wydawać instrukcje bhp lub szczegółowe wskazówki na „wszystko”. Każde stanowisko w firmie musi posiadać swoją instrukcję, każdy proces pracy, proces technologiczny, a także wszystkie czynności, przy których występują zagrożenia mogące powodować wypadek lub zagrażać zdrowiu pracownika.

Czy istnieją jakieś prace, przy których nie ma zagrożeń dla zdrowia lub zagrożenia wypadkowego? Można oczywiście próbować „zaginać rzeczywistość” i twierdzić, że np. praca typowo biurowa może mieć mniej zagrożeń niż praca hutnika, ale raczej nie powiemy, że nie ma żadnych zagrożeń.

Nawet anegdotyczny „tester materacy” może się z niego zsunąć i upaść na podłogę 🙂

Dlatego zalecamy przyjąć bezpieczniejszą interpretację, że po prostu instrukcja powinna być „na wszystko”.

W tym momencie pewnie część z Państwa uśmiecha się pod nosem…ale jak to zrobić? Czy to możliwe, żeby na wszystkie procesy pracy, maszyny czy urządzenia napisać instrukcje bhp? Wstępnie wygląda to na ogrom pracy i jeszcze istnieje realne ryzyko, że ta praca wyląduje w segregatorze i będzie odkurzana tylko w momencie kontroli czy audytu. Zalecamy zdroworozsądkowe podejście, o którym napiszemy poniżej.

A może kupić gotowca?

Wpisując w popularnej wyszukiwarce internetowej hasło: „instrukcje bhp” na ekranie naszego komputera na pewno pojawi się niezliczona ilość propozycji nabycia gotowych – już opracowanych instrukcji bhp dla przeróżnych stanowisk.

Czy warto kupić tego typu produkt? Niewątpliwie największą zaletą tego rozwiązania jest cena. Już za kilka lub kilkanaście złotych możemy nabyć takiego gotowca. Większość tych produktów jest też na pewno estetycznie wykonana i będzie dobrze się prezentować.

Przy tym rozwiązaniu można powiedzieć, że szybko i sprawnie rozwiązujemy temat instrukcji bhp w firmie. Nie musimy nic pisać, wertować przepisów, czytać instrukcji obsługi od maszyn, konsultować tych dokumentów, weryfikować zapisów itp. Odchodzi nam trudny i czasochłonny etap pracy.

Jest jednak naszym zdaniem jedna poważna wada tych instrukcji. Treść takich instrukcji może znacząco odbiegać od realiów naszej firmy. A w skrajnych przypadkach w treści takich instrukcji możemy znaleźć zapisy niezgodne z przepisami. A w treść gotowca nie możemy ingerować – jest to gotowy produkt.

Dlatego zalecamy rozwagę przy opcji wyboru takich gotowych instrukcji. Nie odrzucamy ich co do zasady, ale przestrzegamy, że mogą to być instrukcje mające się nijak do istniejących u Państwa w firmie procesów i maszyn.

Jeśli rozważacie zakup takich instrukcji, zawsze przed wdrożeniem dokładnie przeczytajcie treść i sprawdźcie, czy zapisy są adekwatne do waszego procesu pracy lub stanowiska.

Na pewno odradzalibyśmy myślenie o gotowych instrukcjach dla bardziej złożonych procesów pracy czy maszyn. W takich wypadkach instrukcję należy napisać samemu lub zlecić to ekspertowi.

Najpopularniejszą gotową instrukcją spotykaną w wielu firmach jest instrukcja udzielania pierwszej pomocy. Co prawda zasady pierwszej pomocy w wielu przypadkach są uniwersalne to jednak też zwracamy uwagę na dokładane przeczytanie takiej instrukcji i sprawdzenie czy obejmuje wszystkie możliwe do wystąpienia sytuacje, w których konieczna będzie pierwsza pomoc. Mogą występować np. specyficzne sytuacje np. poparzeń chemicznych lub innych sytuacji, których gotowa instrukcja może nie obejmować. Wówczas konieczne będzie jej uzupełnienie.

Co ma zawierać instrukcja bhp

Zgodnie z przepisami (przytoczonymi wyżej) każda instrukcja bhp powinna zawierać określone elementy. Elementy te można potraktować jako swoisty szkielet instrukcji i każdą opracowywaną instrukcję oprzeć na tej bazie, którą można dowolnie rozszerzyć o punkty które z jakichś powodów uznamy za ważne.

Struktura instrukcji może wyglądać np. tak:

1. Informacje ogólne.
2. Czynności przed rozpoczęciem pracy.
3. Zasady bhp w trakcie pracy.
4. Czynności po zakończeniu pracy.
5. Zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Pisząc instrukcję zwracajmy uwagę, żeby używać jasnego i zrozumiałego języka. Starajmy się unikać żargonu technicznego czy branżowego. Instrukcja powinna być zrozumiała dla każdego.

Jeśli piszemy instrukcję dla prac, przy których wykorzystywane są substancje niebezpieczne musimy uwzględnić w nich odpowiednie informacje zawarte w kartach charakterystyki tych substancji lub mieszanin.

Kto ma napisać instrukcję?

Ogólnie rzecz biorąc za wydanie instrukcji jest odpowiedzialny pracodawca, czyli Zarząd lub właściciel firmy. Oczywiście nie spodziewajmy się, że prezes dużej firmy weźmie się za pisanie instrukcji. Tak to się raczej nie odbywa.

Przeważnie ten obowiązek jest realizowany przez komórki niższego szczebla. W pierwszej kolejności na myśl przychodzi zatrudniony w firmie Specjalista lub Inspektor ds. bhp. Ale uwaga…

Rozporządzenie regulujące zadania służby bhp wyraźnie określa rolę behapowca w procesie tworzenia instrukcji bhp. I jest to rola wyłącznie opiniująca.

Częstym błędem jest zrzucanie obowiązku pisania instrukcji wyłącznie na służby bhp. Oczywiście behapowcy jako specjaliści znający przepisy i zasady bhp powinni brać czynny udział w procesie tworzenia instrukcji.

Ale kto zatem powinien instrukcje pisać? Naszym zdaniem tworzenie dobrej instrukcji to praca zespołowa, której powinien przewodzić kierownik danej jednostki organizacyjnej w firmie. Jeśli np. mamy do wykonania instrukcję dla grupy stanowisk związanych z obróbką metalu powinien być za to odpowiedzialny np. kierownik produkcji lub odpowiedni lider czy brygadzista. Oczywiście projekt instrukcji powinien być także konsultowany z operatorami poszczególnych maszyn. Następnie taki projekt powinien być zaopiniowany przez pracownika służby bhp. Jeśli trzeba należy nanieść poprawki lub przedyskutować zespołowo konkretne zapisy. Ostatecznie gotowa instrukcja trafia do zatwierdzenia przez pracodawcę.

Jak wdrożyć instrukcję bhp w życie?

Na pewno już wszyscy Państwo zorientowali się, że wdrożenie całego procesu związanego z instrukcjami bhp wcale nie jest takie szybkie i czasem może być pracochłonne. Może to być szczególnie problematyczne w sytuacji, kiedy przychodzi nam się mierzyć z projektem tworzenia instrukcji od zera dla dużych organizacji. Lub gdy mamy do czynienia z dużą liczbą maszyn i procesów w firmie, którym należy się przyjrzeć. Dla przykładu, gdy mamy np. setkę maszyn i urządzeń dla których musimy opracować instrukcje możemy zastanowić się nad przyjęciem zasady grupowania podobnych maszyn.

Możemy mieć też maszyny pracujące w liniach lub gniazdach. Jak usprawnić ten proces? Wtedy zastanówmy się czy nie możemy zrobić jednej instrukcji dla całej linii lub gniazda maszyn. Ułatwiłoby to na pewno nam dalsze prace i ograniczyło liczbę instrukcji. Pewne optymalizacje można też spróbować poczynić opracowując jedną wspólną instrukcję dla podobnych maszyn np. dla grupy tokarek, dla których zasady bhp są identyczne lub podobne.

Dzięki zastosowaniu takich prostych optymalizacji możemy znacząco ograniczyć liczbę opracowywanych instrukcji. Zaoszczędzimy też czas i energię, którą będziemy mogli wykorzystać do innych działań.

Dodatkową dobrą praktyką jest pisemne potwierdzanie przez pracowników zapoznania się z poszczególnymi instrukcjami. Jest to o tyle istotne, że posiadamy wtedy pisemny dowód na to, że pracownik zapoznał się z dokumentem i przyjął go do wiadomości i stosowania. W razie sporu taki pisemny dowód może pomóc pracodawcy udowodnić, że dopełnił swoich obowiązków, wydał instrukcję, a pracownik znając jej zapisy nie zastosował się do nich.

Ale w sumie po co są te instrukcje?

No właśnie po co się „męczymy” i czasem wiele godzin, dni i tygodni poświęcamy na tworzenie instrukcji bhp?

Po pierwsze taki mamy wymóg prawny. I zasadniczo na tym można by zakończyć ten wątek.

Ale chcemy zwrócić uwagę na jeszcze jeden bardzo ważny aspekt związany z instrukcjami bhp. Chodzi mianowicie o kreowanie bezpiecznych warunków pracy. Dobrze przeprowadzony proces pisania i wdrożenia instrukcji bhp może być elementem kultury bezpieczeństwa pracy w firmie.

Kolejnym aspektem jest zabezpieczenie się pracodawcy lub kadry zarządzającej przed roszczeniami ze strony pracowników. W sytuacji rażącego naruszenia przez pracownika zapisów instrukcji jako kadra zarządzająca będziemy w stanie wybronić się przed zarzutami inspekcji pracy, prokuratury czy użyć tych argumentów w sądzie.

Myślę, że niedocenianym przez wielu aspektem dobrze napisanych instrukcji bhp, odpowiednio wdrożonych, są spokojniejszy sen liderów czy kierowników produkcji, ale także samych pracowników, którzy też mają świadomość, że aspekty bezpieczeństwa zostały odpowiednio „zaopiekowane” w firmie.

Ostatecznie nie tworzymy tej całej dokumentacji do szuflady czy dla inspekcji pracy, ale po to, żeby uniknąć wypadków przy pracy i związanych z nimi ludzkich tragedii.

Zdajemy sobie sprawę, że w tym artykule nie wyczerpujemy tematu. Celem było zwrócenie uwagi na najważniejsze aspekty. Tematyką instrukcji bhp na pewno zajmiemy się jeszcze nie raz na łamach naszego bloga.

Kończąc życzymy Państwu bezpiecznego dnia! Bez wypadku!